RODO

KLAUZULA RODO

KLAUZULA INFORMACYJNA 
NA TEMAT PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH 
PRZEZ FUNDACJĘ NA RZECZ ROZWOJU PROBACJI „PROBARE”
NA PODSTAWIE ART. 13 I 14 RODO

Fundacja na Rzecz Rozwoju Probacji „PROBARE” (dalej „PROBARE”)

Fundacja na Rzecz Rozwoju Probacji „PROBARE”

Adres: ul. Marii Skłodowskiej-Curie 4a, 99-300 Kutno
E-mail ogólny: fundacja@probare.pl
Telefon: 662 000 331
KRS: 0000454630
NIP: 5252575895

Dane kontaktowe do inspektora ochrony danych osobowych (informacje dotyczące bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych)
dr n. pr. Erwin Ryter

tel. 600 499 192

e-mail: doradztwoprawne.ryter@op.pl

adres do korespondencji: ul. Marii Skłodowskiej-Curie 69 m. 26, 99-300 Kutno, z dopiskiem: „do inspektora ochrony danych osobowych”

1)Podejmowanie działań na podstawie wyrażonej przez Państwa zgody – podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit a RODO:

• przetwarzanie danych w celach promujących działalność „PROBARE”, np. zawiadamianie o wydarzeniach oraz wszelkich innych działaniach w związku z dobrowolnie wyrażoną zgodą na takie powiadomienia, odbiór komunikatów promujących działalność, udział w pamiątkowych sesjach fotograficznych, udział w nagraniach o ile wymagana jest odrębna zgoda na taką formę przetwarzania danych
• przetwarzanie danych zapisanych w plikach cookies i gromadzonych na potrzeby funkcjonowania strony internetowej
• przetwarzanie danych w związku z udziałem w postępowaniu rekrutacyjnym i przedstawieniem dodatkowych informacji na swój temat za zasadzie dobrowolności (w zakresie wykraczającym poza dane określone w kodeksie pracy i innych aktach prawnych)

2)Realizacja usług/umowy: podstawa prawna - art. 6 ust. 1 lit b RODO  oraz ustawy: ustawa Kodeks pracy, ustawa o dostępie do informacji publicznej, ustawa Kodeks cywilny, ustawa o fundacjach, inne akty prawne regulujące działalność „PROBARE”:

• obsługa umów i zobowiązań wobec podmiotów i darczyńców
• obsługa innych umów
• prowadzenie rekrutacji i zawieranie umów z osobami zatrudnionymi  
• obsługa spraw, które są kierowane drogą telefoniczną, pocztową  lub mailową
• realizacja oraz rozliczanie płatności księgowych i podatkowych
  w związku z umowami oraz zobowiązaniami
• wykorzystywanie danych kontaktowych w celach związanych ze świadczeniem usług lub w związku z wykonaniem umowy
• realizacja praktyk lub staży na podstawie zawartych umów
• obsługa wynikająca z profilu działalności „PROBARE” w związku
  z ciążącymi umowami i zobowiązaniami

3)Wypełnianie obowiązku ciążącego na administratorze danych – podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit c RODO w związku z ustawą Kodeks pracy, ustawą
o dostępie do informacji publicznej, ustawą Kodeks cywilny, ustawą
o fundacjach, innymi aktami prawnymi regulującymi działalność „PROBARE”:

·         wystawianie niezbędnych dokumentów (np. faktura, rachunek, sprawozdanie)

·         realizacja obowiązków podatkowych i rachunkowych

·         realizacja obowiązków prawnych

·         dochodzenie roszczeń

·         archiwizacja danych w celu zapewnienia rozliczalności i spełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa

4)Realizacja prawnie uzasadnionych interesów administratora danych – podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit f RODO, ustawa Kodeks pracy:

·         inicjowanie działań służących rozwojowi probacji - finansowanie prac środowisk naukowych i zespołów badawczych, pracujących
w obszarach nauk związanych z resocjalizacją

·         inicjowanie opracowania aktów prawnych, służących rozwojowi probacji

·         organizowanie i finansowanie specjalistycznych seminariów, konferencji, kursów, zjazdów, szkoleń i innych, służących realizacji celów „PROBARE”

·         współpraca z organami samorządu kuratorskiej służby sądowej oraz finansowanie jej działalności, w szczególności Krajowej Rady Kuratorów

·         działanie na rzecz wzrostu bezpieczeństwa pracy kuratorów sądowych

·         propagowanie i popularyzacja w środkach masowego przekazu celów „PROBARE”

·         współpraca z władzami rządowymi, samorządowymi i organizacjami pozarządowymi w zakresie wymienionym w celach działania „PROBARE”

·         współpraca ze służbami probacyjnymi za granicą

·         wspieranie działań na rzecz ochrony prawnej dziecka i rodziny

·         wspieranie i promowanie inicjatyw legislacyjnych oraz inwestycyjnych, służących rozwojowi instytucji probacyjnych oraz ochrony prawnej rodziny i dziecka

·         zapewnienie bezpieczeństwa osób oraz mienia znajdującego się
w siedzibie „PROBARE” oraz jej obrębie a także zachowanie
w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić „PROBARE”  na szkodę poprzez zastosowanie monitoringu wizyjnego

Państwa dane osobowe mogą być udostępniane, gdy jest to konieczne

w związku z prowadzoną przez „PROBARE” działalnością, jak również
w sytuacjach wymaganych przez przepisy prawa, a szczególnie:

·         organom, podmiotom i instytucjom upoważnionym w oparciu
o obowiązujące przepisy prawa

·         odbiorcom danych w rozumieniu przepisów o ochronie danych osobowych, m.in. ubezpieczycielom, bankom, pośrednikom płatności, podmiotom świadczącym usługi pocztowe, kurierskie, usługi informatyczne, IT, serwisowe, hostingowe, związane
z ochroną mienia,

·         dostawcom hostingu i usług IT/serwisowych, operatorom poczty/telefonii, kancelariom prawnym/podatkowym, podmiotom ochrony mienia, ubezpieczycielom, bankom/pośrednikom płatności, podmiotom świadczącym usługi archiwalne,

·         innym podmiotom świadczącym usługi na rzecz „PROBARE”
w związku z zawartymi umowami, gdy z treści tych umów może wynikać niezbędność udostępnienia danych osobowych

Państwa dane osobowe mogą zostać powierzane partnerom i kontrahentom „PROBARE”, z którymi zostały zawarte stosowne umowy o powierzeniu danych osobowych – wyłącznie w celach uzasadnionych interesem
i funkcjonowaniem „PROBARE”.

Państwa dane osobowe będą przetwarzane:

• przez okres obowiązywania umowy, a po jej zakończeniu mogą być przechowywane do upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych, jak również do upływu terminu przedawnienia roszczeń, ewentualnie przez okres prawem przewidziany (dokumentacja księgowa/rozliczeniowa: do 5 lat od końca roku podatkowego (przepisy podatkowe), Umowy i roszczenia cywilne (darczyńcy/kontrahenci): do końca okresu umowy + do 6 lat (terminy przedawnienia roszczeń), Korespondencja/wnioski/skargi: co do zasady do 3 lat (rozliczalność i obrona roszczeń) – dłużej, jeżeli wymagają tego przepisy, Rekrutacja: do momentu zakończenia procesu rekrutacji; zaś przy zgodzie na przyszłe rekrutacje – do 12 miesięcy, Monitoring wizyjny (CCTV): standardowo do 30 dni (zależnie od pojemności rejestratora); nagrania zabezpieczone na potrzeby postępowań – do czasu prawomocnego zakończenia sprawy)
• do momentu wycofania zgody, w przypadku, gdy udzielono zgody na przetwarzanie danych osobowych w określonych celach
• w innych sytuacjach i terminach niż wyżej wymienione, w których doszło do przetworzenia Państwa danych w prawnie przewidzianych terminach (np. zgodnie z Ustawą prawo zamówień publicznych, Ustawą kodeks cywilny, Ustawą o fundacjach, Ustawą kodeks pracy)

Przysługuje Państwu prawo żądania od administratora danych osobowych realizacji Państwa praw, wśród których występują następujące prawa:

·         prawo dostępu do danych osobowych

·         prawo sprostowania danych osobowych

·         prawo usunięcia danych lub ograniczenia ich przetwarzania

·         prawo do wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania

·         prawo do przenoszenia danych

przy czym realizacja powyższych praw w przypadku wniesienia przez Państwa żądania ich zastosowania będzie każdorazowo rozpatrywana przez administratora danych po dokonaniu analizy konkretnej sprawy

·         prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim jest Urząd Ochrony Danych Osobowych z siedzibą w Warszawie w razie uznania, iż Państwa dane osobowe zostały naruszone, a nie było możliwe wyjaśnienie tej sytuacji z administratorem danych osobowych

Państwa dane osobowe co do zasady nie będą przekazywane poza obszar Unii Europejskiej, do państw trzecich, jednakże w sytuacji gdyby do tego doszło to będą one przekazywane wyłącznie odbiorcom, którzy gwarantują najwyższą ochronę i bezpieczeństwo danych., m.in. poprzez: współpracę
z podmiotami przetwarzającymi dane osobowe w państwach, w odniesieniu do których została wydana stosowna decyzja Komisji Europejskiej; stosowanie standardowych klauzul umownych wydanych przez Komisję Europejską (tak jak ma to miejsce np. w przypadku Google); stosowanie wiążących reguł korporacyjnych zatwierdzonych przez właściwy organ nadzorczy lub tym, na przekazywanie danych osobowych których, Użytkownik wyraził zgodę.

Ponadto wyjątki od nieprzekazywania Państwa danych poza strefę EOG mogą wynikać z korespondencji prowadzonej za pomocą dostawców usług mających infrastrukturę poza EOG – wówczas stosowane są mechanizmy transferowe wymagane przez RODO.

W określonych sytuacjach podanie przez Państwa danych osobowych jest niezbędne w celu realizacji danego zobowiązania, co oznacza, że niepodanie danych w zakresie wymaganym przez administratora danych może skutkować brakiem możliwości zawarcia oraz wykonania umowy lub realizacji innego zobowiązania bądź danej sprawy.  
W przypadku, gdy podanie danych osobowych opiera się na dobrowolnej zgodzie osoby udostępniającej swoje dane osobowe niepodanie danych
w zakresie wymaganym przez administratora danych uniemożliwi podjęcie czynności, na którą wyrażana jest zgoda.

Państwa dane osobowe co do zasady nie będą profilowane.

Państwa dane mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany, co jednak nie będzie mieć żadnego negatywnego wpływu na Państwa prawa i wolności. Zautomatyzowanie danych będzie odbywać się na zasadach jakie oferują dostawcy innych usług np. Google Analytics. Zautomatyzowane przetwarzanie danych osobowych oznacza przetwarzanie danych odbywające się przy użyciu systemów informatycznych, które nie wymaga każdorazowego, bezpośredniego udziału człowieka w tym procesie. Obejmuje to takie czynności jak zbieranie, organizowanie, przechowywanie, analizowanie lub udostępnianie danych, które są wykonywane w sposób automatyczny.

W sytuacji gdy Państwa dane osobowe zostaną pozyskane z innego źródła niż bezpośrednio od Państwa, zostanie Państwu wskazane źródło tych danych,
a także zostaną Państwu wskazane kategorie odnośnych danych osobowych.

Oznacza to, że dane identyfikacyjne, kontaktowe, adresowe, służbowe mogą pochodzić m.in. od: podmiotów, zarządów organizacji, osób kierujących, urzędów, kontrahentów, operatorów pocztowych/kurierów, rejestrowanych urządzeń (np. kamera CCTV), publicznych rejestrów (KRS/CEIDG).